Benötigen Sie eine Möglichkeit, sicherzustellen, dass Ihre Dokumente in einer bestimmten Reihenfolge unterschrieben werden, sind sich aber nicht sicher, wie Sie das effizient einrichten?

Die richtige Reihenfolge ist entscheidend, um Ihren Workflow reibungslos zu halten und sicherzustellen, dass jeder Unterzeichner zur richtigen Zeit am richtigen Platz ist.

Hier kommt die Funktion „Signierreihenfolge“ ins Spiel! Durch die Anpassung der Signierreihenfolge können Sie den Ablauf der Unterschriften steuern – ob nacheinander, parallel oder in einer Kombination aus beidem. Dieses einfache, aber leistungsstarke Tool hilft Ihnen, die Fertigstellung von Dokumenten zu beschleunigen, Verzögerungen zu vermeiden und die Einhaltung von Vorgaben sicherzustellen.

Sehen Sie sich dieses Trainer-Tipp-Video an, in dem Senior Product Trainer Markus Duesterhoeft zeigt, wie Sie eine Signierreihenfolge einrichten, Empfängerpositionen anpassen und das Diagramm zur Signierreihenfolge optimal nutzen.

Wichtige Erkenntnisse:

• Parallele Signatur (Standardeinstellung): Standardmäßig erhalten alle Empfänger das Dokument gleichzeitig und können in beliebiger Reihenfolge unterschreiben. Der Umschlag ist abgeschlossen, sobald alle erforderlichen Unterzeichner fertig sind. Signierreihenfolge aktivieren: Aktivieren Sie im Bereich „Umschlag vorbereiten“ die Option „Signierreihenfolge festlegen“.
• Empfänger anordnen: Fügen Sie die Unterzeichner in der gewünschten Reihenfolge hinzu, bevor Sie die Signierreihenfolge aktivieren, um späteres Umordnen zu vermeiden.
• Sequentielle Signierreihenfolge anpassen: Verwenden Sie entweder die Ziehgriffe, um Empfänger in die richtige Position zu bringen, oder geben Sie die Nummern für jeden Empfänger manuell ein. Die Nummerierung muss nicht fortlaufend sein (z. B. 1, 2, 4 ist möglich).
• Beides kombinieren: Kombinieren Sie sequentielles und paralleles Signieren für flexible Workflows. Empfänger, die nacheinander unterschreiben, sollten eindeutige Nummern haben (z. B. 1, 2, 3), während Empfänger, die parallel unterschreiben, die gleiche Nummer teilen können (z. B. 1, 2, 2, 3).
• Diagramm zur Signierreihenfolge anzeigen: Klicken Sie auf „Anzeigen“ neben „Signierreihenfolge festlegen“, um den Empfängerfluss auf einen Blick zu sehen – ideal, um mögliche Probleme vor dem Versand zu erkennen.
• Fortschritt verfolgen: Nutzen Sie den Tab „Signierreihenfolge“ im gesendeten Umschlag, um den Status der Empfänger zu überwachen.

Denken Sie daran: Bei sequentiellem Signieren müssen andere warten, wenn jemand verzögert – für dringende Dokumente empfiehlt sich daher die parallele Signatur. Und falls Sie einen Fehler machen oder vergessen, die Signierreihenfolge zu aktivieren, keine Sorge! Mit dem Korrektur-Tool können Sie die Reihenfolge nachträglich anpassen oder die Signierreihenfolge für einen bereits gesendeten Umschlag aktivieren.

Weitere Ressourcen:

Für weitere Informationen zur Funktion „Signierreihenfolge“ und zum Diagramm, lesen Sie diesen Artikel: Signierreihenfolge festlegen

Wir bieten auch viele weitere Themen als Live-Trainings an. Besuchen Sie unseren Live-Trainingskalender und melden Sie sich noch heute für einen Kurs an!

Diskutieren Sie mit

Wie haben Sie oder Ihr Team die Funktion „Signierreihenfolge festlegen“ genutzt? Finden Sie das Diagramm zur Signierreihenfolge hilfreich?

Wir freuen uns auf Ihre Erfahrungen! Teilen Sie diese oder stellen Sie Ihre Fragen gerne in den Kommentaren.