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エンベロープの署名依頼を社外の担当者に送る前に、社内の担当者から承認を取りたい、というケースがある場合、便利に使っていただけるのが「承認」フィールドです。
たとえば、署名順に4人の受信者を設定するエンベロープに、1人目、2人目の承認者には「承認」フィールド、署名が必要な3人目と4人目には「署名」フィールドを配置します。
1人目：社内の承認者：部長
2人目：社内の承認者：専務
3人目：社内の署名者Aさん
4人目：取引先の署名者Bさん
「受信者の追加」画面では、4人全員のアクションは「署名が必要」を選択します。
フィールドビューでのフィールドの配置は、下記のようになります（もちろん、各受信者に、承認と署名以外のフィールドを割り当てることもできます）：
部長と専務は、契約書の中身を確認した上で、「承認」フィールドをクリックすると、それぞれのアクションが完了します。通常の署名と異なり、「完了」ボタンを押さなくても署名画面のアクションが完了する点に注意してください。
部長・専務の承認後、3人目の署名者にエンベロープが送られます。
3人目の署名者には、「承認」フィールドは表示されず、「署名」フィールドのみが表示されます。
4人目の署名者には、通常の署名プロセス通り、3人目の署名済み署名が表示され、4人目の署名者に割り当てられた署名フィールドに署名することになります。
4名のアクションが完了した後に、「契約」タブからエンベロープの詳細を確認すると、4名による署名の完了が表示されます。
※注：［承認］フィールドをクリックしても契約書上に情報は追加されませんが、エンベロープ履歴と完了証明書には承認済みであることが記録されます。
エンベロープ履歴と完了証明書には、部長と専務の「承認」が記録される一方で、契約書自体には3番目、4番目の署名者の署名のみが表示されます。
r承認フィールドと辞退フィールドをセットで使う場合]
「承認」フィールドと「辞退」フィールドをセットで使うこともできます。この場合、「承認」フィールドもしくは「辞退」フィールドのどちらかを署名者がクリックすることになります。「辞退」フィールドをクリックすると、エンベロープが「無効化」されるという旨のメッセージが表示され、「続行」をクリックすると、署名を辞退する理由の入力を求められます。
受信者の誰かが「辞退」フィールドをクリックすると、エンベロープの差出人は、再度エンベロープを作成・送信しなければならなくなります。
ポップアップで説明されているように、承認するためには契約書の変更が必要な場合は、直接差出人に変更事項に関して連絡していただく必要があります。「承認」が割り当てられている署名者は、「保存して後で対応する」を変更し、差出人がエンベロープに変更を加えて再送信するのを待つことになります。
e承認フィールドとコメント機能を組み合わせて使う場合]
「承認」フィールドと「辞退」フィールドをセットで使うこともできますが、上記の通り、受信者が「辞退」すると、そのエンベロープは無効となってしまいます。エンベロープの無効化を避けたい場合は、「承認」フィールドと署名画面で受信者も使うことができる「コメント」機能を組み合わせて使うこともできます。
「承認」フィールドを割り当てられた署名者が、エンベロープの内容がそのままでは承認できない場合、「コメント」機能を使って承認できない事項について契約書上にコメントを追加します。コメントはエンベロープの差出人に通知されますので、差出人は、契約書やエンベロープの内容に関して変更が必要となる箇所について修正を行い、同じエンベロープを再送信することができます。
「コメント」は、エンベロープの差出人や署名者が確認することができますが、契約書上には残りません。一方、エンベロープで必要となる署名やアクションが全て完了した後に、署名済みの契約書と完了証明書とともに、「コメント履歴」というファイルをダウンロードすることができますので、誰がどのようなコメントを残したかどうかを記録することが可能です。
エンベロープをダウンロードする際に、ダウンロードするアイテムを選択できます。この中の「コメント履歴」にチェックを入れてダウンロードします。
ダウンロードしたコメント履歴PDFのサンプルです：
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